บทที่ 5 วัฏจักร (วงจรชีวิต) การพัฒนาระบบการจัดการความรู้

Conventional System Life Cycle วงจรชีวิตการพัฒนาระบบแบบดั้งเดิมเริ่มต้นจาก 

ขั้นตอนที่ 1 Recognition of Need and Feasibility Study 
การกำหนดความต้องการของระบบ

ขั้นตอนที่ 2 Functional Requirements Specifications 
กำหนดคุณสมบัติความต้องการ การทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 3 Logical Design (master design plan) 
การออกแบบเชิงตรรกะของระบบทั้งหมด(ในกระดาษ)

ขั้นตอนที่ 4 Physical Design (coding) 
การออกแบบเชิงกายภาพ(การสร้างระบบขึ้นมาเอง)

ขั้นตอนที่ 5 Testing 
การทดสอบระบบ

ขั้นตอนที่ 6 Implementation (file conversion, user training) 
การนำระบบไปใช้งาน

ขั้นตอนที่ 7 Operations and Maintenance 
การดำเนินงานและบำรุงรักษา

KM System Life Cycle วงจรการพัฒนาระบบการจัดการความรู้

ขั้นตอนที่ 1 Evaluate Existing Infrastructure 

การประเมินโครงสร้างพื้นฐานของระบบที่มีอยู่

System justifications : พิจารณาจากคำถามต่อไปนี้

- มีความรู้อะไรไหมที่มันจะหายไปจากการเกษียณอายุ หรือการเปลี่ยนหน่วยงาน หรือการออกจากที่ทำงานที่เดิมไปอยู่ที่ทำงานใหม่

- ระบบ KM ที่นำมาเสนอต้องเอามาใช้ในหลายๆฝ่ายหรือไม่

- ผู้เชี่ยวชาญมีอยู่เพียงพอหรือป่าวมีความตั้งใจที่อยากจะช่วยในการสร้างระบบ Km ขึ้นมาหรือป่าว

- ปัญหาต่างๆที่ต้องการคำตอบต้องใช้เวลาหลายปีในการตอบหรือป่าว

The Scope Factor:

ปัจจัยที่เกี่ยวข้องการพิจารณา

- ต้องพิจารณาในเชิงลึกและกว้างของโครงการในเรื่องของการเงิน ทรัพยากรบุคคล และเงื่อนไขการปฏิบัติ

- โปรเจค เป็นโปรเจคเร่งด่วนหรือป่าว

- ตรวจสอบให้เห็นถึงเทคโนโลยีแมตกับเทคโนโลยีKMที่เราต้องการได้หรือป่าว

ขั้นตอนที่ 2 Form the KM Team  

การจัดตั้งทีมงานจัดการความรู้

- ระบุผู้ที่เกี่ยวและความสำคัญของการพัฒนาระบบ KM

- ทีมจะประสบความสำเร็จจะขึ้นอยู่กับ ความสามารถของคนในทีม, ขนาดของทีม ที่จะประสบความสำเร็จต้องมี 7 คน, ความซับซ้อน, ภาวะผู้นำ สามารถสั่งลูกน้องได้และเป็นแรงจูงใจของทีมว่าทีมมีแรงจูงใจมากน้อยขนาดไหน และทีมนั้นจะต้องไม่ไปสัญญาอะไรเกินเลยมากไปกว่าสิ่งที่จริงของระบบที่เราจะส่งมอบ

ขั้นตอนที่ 3 Knowledge Capture 

การรวบรวมความรู้มาเก็บไว้เพื่อที่จะเอาข้อมูลความรู้เหล่านี้เข้าสู่ระบบ

Explicit การดึงความรู้จากสื่อที่หลากหลายหรือแหล่งความรู้ต่างๆๆ

Tacit การดึงความรู้จากผู้เชี่ยวชายองค์กรโดยใช้เครื่องมือที่หลากหลาย

ขั้นตอนที่ 4 Design KMS Blueprint  

การออกแบบพิมพ์เขียวของการจัดการความรู้

- ขอบเขตที่ต้องคำนึงถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับ

- มีการตัดสินใจบนองค์ประกอบของความต้องการของระบบ

- การพัฒนาระดับชั้นท่ำคัญของสถาปัตยกรรมของระบบ Km

- ระบบจะต้องมีความสามารถใช้งานระหว่างโครางสร้างพื้นฐานที่แตกต่างกัน

Layers of KM Architecture ระดับชั้นของสถาปัตยกรรม KM

ชั้นที่ 1 User Interface

ระดับบนคือระดับที่ติดต่อกับผู้ใช้ เห็นในรูปแบบของ เว็บไซต์

- มีความถูกต้อง ไม่ว่าประมวลผลกี่ครั้งก็จะได้แบบนั้น มองเห็นได้ชัดเจน มันสามารถใช้งานได้ง่าย มีลิงค์เป็นเครื่องนำทาง และง่ายต่อผู้ใช้
- มีการทดสอบความสามารถในการใช้งานโดยผู้ใช้งานจริงๆและเป็นการทดสอบสุดท้ายและยอมรับระบบ

ชั้นที่ 2 Authorized access control
การควบคุมสิทธิ์ในการเข้าถึง( การใส่พาสเวิร์ด )
- การรักษาความมั้นคงปลอดภัย เพื่อให้แน่ใจว่าสิทธิในการเข้าถึงไปยังแหล่งเก็บความรู้ที่อยู่ในแหล่งเก็บข้อมูลข้องบริษัทว่ามันได้รับสิทธิในการเข้าถึง
- การกำหนดสิทธิการเข้าถึงจะกำหนดที่จุดเชื่อมต่อแอสเซสพ้อย อินทราเน็ท กับเอ็กซ์ทราเน็ต

ชั้นที่ 3 Collaborative intelligence and filtering
การทำงานร่วมกันของส่วนกรองข้อมูล

ชั้นที่ 4 Knowledge-enabling applications
แอปพลิเคชั่นต่างๆที่ทำงานเกี่ยวกับระบบการจัดการความรู้(เช่น วิดีโอคอนเฟอร์เรนท์)
- แอปพลิเคชั่นจะจัดการกับฐานความรู้ มันสามารถที่จะจัดการเกี่ยวกับเครื่องมือต่างๆที่เอามาใช้ได้โดยอัติโนมัติ
- เป้าหมายสุดท้ายต้องการแสดงให้เห็นว่าการแบ่งปันความรู้แลกเปลี่ยนความรู้ทำให้ผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

ชั้นที่ 5 Transport 
ชั้นนำส่งข้อมูล ประกอบไปด้วย โปรโตคอล
- ประกอบไปด้วย แลนด์ แวนด์ คือเทคนิคของเครือข่าย
- ภายในองค์กรมีการเชื่อมต่อเครือข่ายที่เราสามารถสร้างความสัมพันธ์ร่วมกันได้
- ประกอบด้วยมัลติมีเดีย การตั้งชื่อเว็บไซต์ ต้องเป็นชื่อที่จำง่าย เรื่อง กราฟฟิค ความเร็วในการเชื่อมต่อ ความกว้างของช่องสัญญาณในการติดต่อ

ชั้นที่ 6 Middleware 
ซอฟแวร์ที่มาช่วยทำให้การทำงานของแอปพลิเคชั่นกับเครือข่ายมันสามารถติอต่อกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- นักออกแบบระบบควรจะกำหนดฐานข้อมูล และ โปรแกรมประยุกต์ซึ่งระบบจัดการความรู้จะต้องการทำการติดต่อด้วย
- ทำให้มันมีความเป็นไปได้ที่จะเชื่อมต่อระหว่างข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบเดิมและข้อมูลที่อยู่ในโครงสร้างใหม่สามารถติดต่อ ใช้งาน ร่วมกันได้

ชั้นที่ 7 The Physical Layer 
เป็นชั้นของสายสื่อสารและเป็นแหล่งเก็บข้อมูล
- แสดงให้เห็นถึงของชั้นทางกายภาพที่เป็นที่อยู่เป็นแหล่งเก็บข้อมูลและโปรแกรมขององค์กรที่ทำการติดตั้งอยุ่
- ประกอบไปด้วยคลังข้อมูล โปรแกรมประยุกต์เดิม ฐานข้อมูลที่ใช้ในการปฏิบัติงาน และ โปรแกรมประยุกต์พิเศษที่ใช้สำหรับเรื่องความมั่นคงปลอดภัย จัดการจราจรของข้อมูล

ขั้นตอนที่ 5 Verify and validate the KM System 
การสร้างระบบขึ้นมา แล้วตรวจสอบว่าระบบมีความเหมาะสมหรือไม่ 
- ตรวจสอบความเหมาะสมของระบบเพื่อให้แน่ใจว่าระบบมีฟังค์ชั่นการทำงานที่ถุกต้องเหมาะสม
- วิธีการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าระบบได้ผลลัพธ์การประมวลผลที่ถูกต้อง
- ตรวจสอบความผิดพลาดที่ไม่ได้เกิดจากความประมาทเลินเล่อ

  

ขั้นตอนที่ 6 Implement the KM System 
การเอาระบบ KM ไปใช้

- การนำไปปฏิบัติงานจริงๆในระบบ KM ใหม่และทำได้จริง

- การเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปของข้อมูลหรือไฟล์

- การอบรมผู้ใช้งาน

การประกันคุณภาพของระบบ

- Reasoning errors ความผิดพลาดเชิงเหตุเชิงผล
- Ambiguity ตรวจถึงความคุมเครือ
- Incompleteness อะไรที่ไม่สมบูรณ์ต้องไปแก้ให้สมบูรณ์
- False representation (false positive and false negative) ตรวจความผิดพลาดในลักษณะ false - --- positive เราตรวจแล้วมันถูกแต่จริงๆแล้วมันผิด มาจากการที่เขียนโปรแกรมผิด false negative เราตรวจแล้วมันให้คำตอบว่าผิดแต่จริงๆแล้วมันถูก

ขั้นตอนที่ 7 Manage Change and Rewards Structure 
การจัดการของการเปลี่ยนแปลงและขั้นตอนการของการให้รางวัล
- ต้องการลดแรงต่อต้านจากผู้ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ใช้หรือจากผู้ที่ก่อกวนให้เกิดปัญหา
          Experts
          Regular employees (users)
          Troublemakers
- แรงต้านทานนี้แสดงออกมาจากการโต้ตอบเช่น การกำหนดพาสเวิร์ดที่ไม่ปฏิบัติ (พาสเวิร์ดยุ่งยาก)หรือหลีกเลี่ยง

ขั้นตอนที่ 8 Post-system evaluation  
การประเมินผลหลังจากที่เอาระบบไปใช้แล้ว

- ประเมินผลกระทบของระบบในแง่ของผลกระทบต่อ บุคคล  วิธีการปฏิบัติหรือผลการดำเนินงานของธุรกิจ

          People

          Procedures

          Performance of the business

- ขอบเขตที่เราต้องพิจารณา ผลลัพธ์ของการระบบไปใช้ทำให้เราได้ความรู้ในการตัดสินใจได้ดีขึ้น

          ต้องใช้การตัดสินใจที่มีคุณภาพทำให้เราแก้ผลกระทบที่เกิดขึ้นได้

          ดูจากทัศนคติของผู้ใช้งาน( อาจจะดีหรือไม่ดีก็ได้)

          ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากต้นทุน ที่เกิดจากการนำระบบไปใช้และไปประมวลรวมต้นทุนที่เกิดจากการปรับระบบให้ทันสมัยมากขึ้น

Key Differences ความแตกต่างที่สำคัญของระบบทั้ง 2 แบบ

- นักวิเคราะห์ระบบมีการจัดการกับสารสนเทศจากผู้ใช้ ส่วนนักพัฒนาความรู้จะจัดการความรู้ที่มาจากกลุ่มผู้เชี่ยวชาญ

- ผู้ใช้ รู้ปัญหาแต่ไม่รู้ทางแก้ แต่กลุ่มผู้เชี่ยวชาญจะรู้ทั้งปัญหาและทางแก้ไข

- วงจรการพัฒนาระบบแบบดั้งเดิมSLC โดยทั่วไปจะประกอบด้วยขั้นตอนการเรียงลำดับแต่ถ้า KM SLC การพัฒนาแบบเพิ่มพูลคือการเพิ่มไปทีละส่วนทีละส่วนและมีลักษณะการโต้ตอบ

- การทดสอบระบบโดยปกติแล้วจะกระทำในขั้นตอนสุดท้ายของวงจรแต่ถ้าเป็น KM System จะเข้าไปเกี่ยวของการทดสอบตั้งแต่เริ่มต้นของวงจรการพัฒนาระบบ

- การพัฒนาระบบแบบดั้งเดิมขับเคลื่นด้วยกระบวนการ หรือ เรียกอีกคำว่า มีการกำหนดความต้องการเสร็จแล้วสร้างมันขึ้นมา แต่  KM System วงจรชีวิตของ KM จะมุ่งเน้นถึงผลลัพธ์ จะต้องได้ระบบแบบนี้ขึ้นมาใช้ มีการเริ่มต้นแบบช้าๆแต่เติบโตไปเรื่อยๆ

Key Similarities ข้อเหมือนกันที่สำคัญของ 2 ระบบ

- ทั้ง 2 ระบบเริ่มต้นจากปัญหาและไปจบที่ทางแก้

- ทั้ง 2 ระบบเริ่มต้นจากการเก็บรวบรวมสารสนเทศ

- การทดสอบมีความสำคัญเหมือนกันเพื่อให้แน่ใจว่าระบบทำงานได้ถูกต้องได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง มันเป็นระบบที่เหมาะสม

- ผู้พัฒนาระบบทั้ง 2 แบบมักจำเลือกเครื่องมือที่เหมาะหลายๆเครื่องมือมาใข้การออกแบบระบบที่คาดหวังหรือระบบที่ต้องการ